Cách viết biên bản họp gia đình chia đất như thế nào? Có trường hợp nào cần chú ý không? Tính pháp lý của biên bản này là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Nhắc đến đất đai ngày nay là nhắc đến một tài sản quý giá. Đây không chỉ là nguồn tài nguyên quan trọng đối với mỗi quốc gia mà ngay cả đối với người sử dụng cũng mang lại những lợi ích nhất định. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề nhạy cảm liên quan đến đất đai, đặc biệt là tranh chấp đất đai, dẫn đến mất thời gian, công sức, thậm chí mất đi tình anh em và các mối quan hệ.
Quan hệ đất đai có thể phát sinh giữa nhiều chủ thể, kể cả các thành viên trong gia đình như cha mẹ, con cái, anh chị em, ông bà, con cháu… Dù được coi là thân thuộc nhưng mọi thỏa thuận phân chia quyền sử dụng đất vẫn phải được lập thành văn bản, trước hết phải có chứng cứ, thiết lập giới hạn cho tất cả mọi người. Sau đó đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc và tinh thần của pháp luật hiện hành.
Các vấn đề liên quan đến biên bản họp gia đình chia đất
Khái niệm biên bản, biên bản họp gia đình chia đất
“Biên bản” là khái niệm dùng để chỉ một dạng hồ sơ ghi lại các sự kiện, sự kiện đã tham dự diễn ra trong một thời gian và không gian nhất định. Những gì đã xảy ra được ghi lại một cách trung thực và khách quan, không có bất kỳ sự thêm bớt, nói quá hay phóng đại. Biên bản cuộc họp cũng không cho phép chỉnh sửa sau hoặc xem xét trước mà phải hình thành ngay khi sự việc, sự kiện xảy ra.
Do đó, biên bản họp gia đình chia đất là văn bản ghi lại nội dung cuộc họp các thành viên tham gia nhằm phân chia quyền sử dụng mảnh đất. Có thể được đưa vào nhóm biên bản cuộc họp.
Những thuộc tính cần có trong biên bản
Đối với biên bản, bất kỳ phân loại nào cũng phải đảm bảo các thuộc tính sau:
Tính trung thực: Tất cả các dữ liệu và sự kiện được ghi trong biên bản cuộc họp phải cụ thể, rõ ràng dựa trên những gì đã xảy ra, không suy diễn hoặc theo suy nghĩ chủ quan của tác giả.
Nội dung có trọng tâm: Bố cục của biên bản gồm nhiều phần, nhưng đối với nội dung không chỉ cần trình bày vừa phải, đầy đủ mà còn phải trọng tâm, sự kiện, mấu chốt của sự việc.
Độ chặt chẽ và độ tin cậy cao: Thuộc tính này đặt ra các yêu cầu đối với người lập biên bản và người làm chứng (nếu có). Nghĩa là sau khi lập biên bản họp cần công khai, cho mọi người có mặt đọc và điều chỉnh một cách khách quan theo tình hình thực tế để đảm bảo không áp đặt lên người khác. Cuối cùng, mọi người đều phải chịu trách nhiệm về những gì đã thống nhất trong biên bản cuộc họp.
Ghi biên bản có theo nguyên tắc không?
Câu trả lời là có. Mặc dù không có tài liệu nào thừa nhận tính chất bắt buộc của các nguyên tắc này, nhưng để biên bản có hiệu lực, các tác giả và những người có trách nhiệm liên quan cần biết.
Đầu tiên, hãy dành biên bản cuộc họp để viết theo ý bạn. Điều này xuất phát từ hai lý do:
- Người viết phải lắng nghe những người tham gia và ghi chép. Nói luôn nhanh hơn viết nên việc viết lại từng ý chính và không cần phải chính xác 100%.
- Biên bản cuộc họp là nội dung chính. Tuy nhiên, sẽ có nhiều hơn một thông tin xuất hiện. Nếu đó là thông tin cần biết, chỉ cần ghi 1 ý chính là đủ, nhưng nếu đó là thông tin quan trọng, nó cần phải chi tiết hơn. Nhưng hãy nhớ rằng có một ý chính bao quát sẽ giúp bạn hiểu vấn đề dễ dàng hơn và chọn chú thích cho những ý nhỏ hơn.
Thứ hai, tận dụng sự linh hoạt của các cấu trúc ngữ pháp. Trong một số trường hợp, tác giả có thể thay đổi cấu trúc câu để sử dụng những câu ngắn gọn hơn, nhưng vẫn đủ và đúng. Một số từ giống nhau có thể được viết tắt.
Vì vậy, người ghi chép cần phải có sự tập trung, kỹ năng nghe tốt, trí nhớ và khả năng ghi chép nhanh và chính xác.
Cấu trúc cơ bản của một biên bản
Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tiêu đề văn bản và nội dung đoạn trích.
- Ngày … tháng … năm … giờ … (ghi rõ giờ, phút).
- Người tham gia (kiểm tra, xác nhận tham gia vào sự kiện thực tế của cuộc họp …).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Kết thúc (điền thời gian và lý do).
- Xác nhận quá trình ký kết.
Cấu trúc được chia thành 03 phần như sau:
Phần mở đầu
- Thời gian, nơi lập biên bản;
- Người tham dự.
Phần nội dung chính
Ghi chép theo tiến trình, các sự kiện xảy ra, quan điểm, ý kiến của người dự cuộc họp
Phần kết thúc:
- Thời gian và địa điểm kết thúc việc lập biên bản
- Biên bản cuộc họp nếu được các thành viên tham gia thông qua thì phải lập thành biên bản, hoặc có nhiều bản thì cũng phải ghi số lượng nhiều bản.
- Biên bản cuộc họp phải có chữ ký của người ghi và chữ ký của chủ tọa hoặc người đại diện, người chứng kiến … (tùy từng trường hợp).
Các mẫu biên bản họp gia đình chia đất
Biên bản họp gia đình chia đất, thành phần tham dự và nội dung cuộc giao tiếp là hai yếu tố quan trọng. Mục đích cuối cùng là tóm tắt cách phân chia đất đai. Đây là phần nội dung quan trọng và cần được ghi chép cẩn thận vì nó có thể là cơ sở cho các thủ tục tố tụng liên quan hoặc giải quyết tranh chấp nếu không may xảy ra.
Biên bản họp chia đất hương hỏa
Biên bản họp gia đình bố mẹ cho con đất
Lưu ý đối với biên bản họp gia đình chia đất
Để đảm bảo tính chính xác của nội dung biên bản họp phải có xác nhận của người chứng kiến và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (tại đây là Ủy ban nhân dân cấp xã).
Biên bản họp gia đình và thỏa thuận được lập trước sự chứng kiến và tán thành của tất cả các thành viên. Mọi thành viên không xác nhận đều tiềm ẩn nguy cơ tranh chấp. Khác với những cuộc họp khác chỉ cần số lượng thành viên tham gia, cuộc họp gia đình nhằm mục đích chia đất ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của từng thành viên nên cần phải có mặt đầy đủ.
Các loại tài sản được nêu trong biên bản họp gia đình để chia đất cần phản ánh giá trị bằng số và bằng chữ.
Giá trị tài sản ghi trong biên bản họp gia đình phải được thể hiện bằng số và bằng chữ.
Việc công chứng viên biên bản họp có đầy đủ hiệu lực pháp luật.
Viết đúng chính tả, sử dụng tiếng phổ thông và không sử dụng từ địa phương để tránh nhầm lẫn và nhầm lẫn.
Giá trị pháp lý của biên bản họp gia đình chia đất
Điều 121 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.
Do đó, trong biên bản họp gia đình có ghi nhận việc chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất giữa các cá nhân với nhau nên cũng được coi là một giao dịch dân sự.
Trong khi đó, các hình thức giao dịch dân sự quy định tại Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015 bao gồm:
- Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể.
- Giao dịch dân sự được thực hiện bằng phương thức điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
- Pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản, có công chứng, chứng thực và nếu phải đăng ký, xin phép thì thực hiện theo quy định đó.
Do đó, biên bản họp gia đình chia đất là giao dịch dân sự bằng văn bản. Biên bản này được coi là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, để có hiệu lực và được thừa nhận trên quan điểm pháp luật thì hợp đồng phải đáp ứng các điều kiện về hình thức và nội dung.
Theo Điều 689 Bộ luật Dân sự năm 2015:
Thứ nhất, việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, được thực hiện dưới hình thức hợp đồng.
Thứ hai, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được giao kết, có công chứng, chứng thực bằng văn bản theo quy định của pháp luật.
Việc thừa kế quyền sử dụng đất sẽ được điều chỉnh bởi các quy định từ Điều 733 đến Điều 735 của Đạo luật này.
>> Xem thêm: Giấy ủy quyền quyền sử dụng đất
Công chứng biên bản họp gia đình chia đất
Thủ tục công chứng theo quy định hiện hành
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Biên bản họp gia đình có đầy đủ các thành phần tham dự;
- Đơn xin công chứng: viết theo mẫu
- Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc sổ tài khoản;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền tài sản có liên quan
- Các tài liệu khác (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ công chứng nộp tại các địa điểm công chứng, gồm Văn phòng công chứng hoặc tại các cơ quan có thẩm quyền.
Bước 3: Kiểm tra và xử lý hồ sơ
Văn phòng công chứng tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Nếu không, công chứng viên sẽ yêu cầu các giấy tờ khác. Nếu từ chối phải nêu rõ lý do từ chối.
Trường hợp công chứng viên thấy có lý do để cho rằng hồ sơ có những vấn đề chưa rõ ràng hoặc không hợp pháp thì công chứng viên có quyền yêu cầu tác giả làm rõ hoặc yêu cầu xác minh, đánh giá. Nếu người khởi kiện không thực hiện được thì có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên xem xét biên bản họp gia đình đảm bảo đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và đạo đức nghề nghiệp, nếu không đạt sẽ có thể yêu cầu điều chỉnh biên bản họp gia đình.
Bước 4: Trả kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ, nội dung biên bản họp thống nhất, không vi phạm điều cấm thì công chứng viên ghi lời khai và ký tên vào từng trang của biên bản họp gia đình đã được công chứng.
Chứng thực chữ ký hay nội dung?
Tại Điều 25 Khoản 4 Nghị định 23/2015 / NĐ-CP quy định về trường hợp không thể xác minh được chữ ký: “Văn bản, tài liệu có nội dung là giao dịch, hợp đồng, trừ trường hợp quy định trong Điều 24 khoản 4 điểm d Nghị định này hoặc pháp luật có quy định khác ”.
Cụ thể, điểm d, điều 4, 24 nêu rõ:
“Các thủ tục xác minh chữ ký quy định tại các khoản 1, 2 và 3 của điều này cũng áp dụng cho các trường hợp sau:
a) Chứng thực nhiều chữ ký trên cùng một văn bản, tài liệu;
b) Xác minh chữ ký của người khai lý lịch cá nhân
c) Chứng thực tài liệu, chữ ký đối với tài liệu do cá nhân lập theo quy định của pháp luật;
d) Chữ ký trên giấy ủy quyền áp dụng đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Do đó, việc chứng thực biên bản họp gia đình vẫn có thể được thực hiện bằng chứng thực chữ ký.
Các thuộc tính và nguyên tắc khi lập biên bản gia đình chia đất rất quan trọng. Đối với nhà đất, sự rõ ràng, minh bạch sẽ hạn chế được những rủi ro không đáng có trong quá trình sử dụng lâu dài. Riverside hy vọng qua những thông tin trên bạn đã hiểu rõ hơn về cách viết cũng như cách chứng thực biên bản họp gia đình chia đất. Để tham khảo thêm nhiều những bài viết liên quan cũng như về lĩnh vực bất động sản bạn hãy theo dõi A1riverside.vn để không bỏ lỡ những thông tin mới nhất.
